5S y Poka-Yoke son dos métodos muy eficaces de administración visual.
Como ya hemos visto en la primera parte de nuestra serie, la administración visual desempeña un papel sumamente importante en la producción Lean, gracias al uso de señales ópticas que permiten a los empleados detectar, sin conocimientos previos, problemas al instante. Con el uso de símbolos, colores, gráficos o luces de señalización se puede alcanzar un nivel de claridad imposible con texto escrito, y de este modo garantizar la detección de errores y la creación de transparencia. Pero la administración visual está al servicio de otro fin. La transparencia que proporciona también insta a los empleados a embarcarse en un proceso de mejora continua (CIP). Para esta segunda parte de nuestra serie, hemos decidido examinar los conocidos métodos Lean de 5S y Poka-Yoke con una nueva perspectiva, esta vez centrada en los aspectos visuales.
Establecer un orden (visual) con las 5S
El método 5S es uno de los métodos de administración visual más conocidos. El objetivo subyacente es crear un banco de trabajo industrial estandarizado que sea limpio y seguro y que esté bien organizado. Además de ayudar a los empleados a tener todo bajo control, un lugar de trabajo ordenado también contribuye a la eficiencia y reduce el riesgo de accidentes laborales. Para llevarlo a la práctica, el principio de las 5S establece cinco pasos individuales descritos por palabras que empiezan por S en japonés, de ahí su ingenioso nombre. Los pasos son los siguientes:
- Seiri (clasificación): elimine todo lo que no sea necesario en el momento.
- Seiton (orden): organice y etiquete el material de trabajo de acuerdo con principios ergonómicos.
- Seiso (limpieza): limpie a fondo su puesto de trabajo, porque la limpieza siempre implica una inspección minuciosa.
- Seiketsu (estandarización): Asegúrese de convertir en hábito consolidado los pasos del 1 al 3.
- Shitsuke (disciplina): siga todas las normas y mejore continuamente el lugar de trabajo o el flujo de trabajo.
El primer paso también integra el método de la etiqueta roja, que consiste en etiquetar todos los objetos en el lugar de trabajo con un punto o tique rojo y colocarlos en un «área de etiqueta roja» destinada al efecto. Cada vez que se precise un objeto determinado, se quita la etiqueta roja para saber con certeza qué objetos ya no son necesarios.
Además, se lleva un registro de la frecuencia con que se usan. Tomando como base esta información, usted decide qué hacer con un objeto determinado, tal y como se ilustra en la siguiente tabla.
| ¿Con qué frecuencia lo utiliza? | ¿Qué debería hacer con él? |
| Nunca | Regalarlo, venderlo o tirarlo |
| Una o dos veces al año | Guardarlo lejos |
| Una vez al mes | Guardarlo en el edificio |
| Una vez a la semana | Guardarlo cerca |
| Una vez al día o más | Guardarlo en el banco de trabajo |
La filosofía CANDO de Henry Ford: ¿el origen de las 5S?
La idea subyacente tras las 5S no es tan nueva. Actualmente, la mayoría de los expertos en Lean están de acuerdo en que Toyota se inspiró en el método CANDO desarrollado por Henry Ford (1863-1947), que, según se cree, se implantó en las fábricas de Ford incluso antes de 1920. El acrónimo CANDO está formado por las palabras en inglés Cleaning up (limpieza), Arranging (organización), Neatness (orden), Discipline (disciplina) y Ongoing improvement (mejora continua). No es muy difícil caer en la cuenta de las similitudes entre ambos métodos. De hecho, un equipo de Toyota visitó a Ford en 1950, y seis años más tarde lo hizo Taiichi Ohno, uno de los fundadores del Sistema de Producción Toyota. En otras palabras, el impacto que ha tenido CANDO en la metodología 5S no es desdeñable.
Prevención específica de errores con Poka-Yoke
Poka-Yoke se traduce como «prevención de errores por descuido». Si los sistemas de producción se planifican de conformidad con la metodología Poka-Yoke, es menos probable que los empleados cometan fallos involuntarios o errores aleatorios. Mediante la aplicación proactiva de medidas preventivas, se pueden diseñar procesos de tal forma que los errores se pueden anticipar en una fase temprana de la planificación y evitarse en la medida de lo posible. En realidad existen dos tipos diferentes de Poka-Yoke: duro y blando. El objetivo del segundo es señalar un posible error, mientras que con el primero se previene la comisión de fallos.
Habitualmente, aunque no siempre, Poka-Yoke adopta la forma de señales visuales, lo que lo convierte en una herramienta estándar para poner en práctica la administración visual. Entre los ejemplos de Poka-Yoke basado en elementos visuales se incluyen:
- Tamaño
- Mismo material
- Colores
- Lista de comprobación
- Luces
- Conexiones mecánicamente bloqueadas
En última instancia, el uso de Poka-Yoke concretamente ayuda a los empleados a concentrarse más en su trabajo y a evitar errores al manejar el material, reduciendo así el riesgo de problemas.
